Архивация документов в «1С: Документооборот» позволяет убрать старые или завершенные файлы из активного списка, сохранив их для истории или проверок. Это помогает разгрузить рабочее пространство, ускорить поиск актуальных данных и поддерживать порядок в системе. Пройдите курсы 1с https://forward-center.ru/courses/1c/, чтобы научиться выполнять эту задачу за 5–10 минут.
Порядок архивации документов в 1С
Перед тем как приступать к работе, удостоверьтесь, что у вас имеются права доступа в системе. Также определите, какие материалы готовы к архивации (это могут быть завершенные задачи или устаревшая корреспонденция). Дальнейшие действия:
- Выберите «Документы» (или «Входящие/Исходящие документы», в зависимости от типа) в главном меню. Используйте фильтр для удобства: нажмите «Настроить отбор» (значок воронки), укажите период или статус. Примените отбор, список сократится до нужных файлов.
- Выделите документ в списке и дважды кликните по нему, чтобы открыть карточку.
- Поменяйте статус хранения. В карточке материала найдите поле «Хранилище» (обычно внизу или на вкладке «Дополнительно»), выберите из справочника «Места хранения» вариант «Архив» (если его нет, попросите администратора создать).
- Нажмите «Записать» (значок дискеты), затем «Закрыть». Документ теперь помечен как архивный.
- Повторите для других документов. Если нужно заархивировать несколько, выделите их в списке, щелкните правой кнопкой и выберите «Изменить выделенные», далее установите «Место хранения: Архив» массово.
- Проведите документ. В некоторых конфигурациях нужно нажать «Провести», чтобы изменения вступили в силу.
Архивация в 1С: Документооборот упрощает работу, но требует внимания: не отправляйте в архив документы, которые еще нужны в деле. Если «Место хранения» не настроено, добавьте его через справочник «Места хранения» (раздел «Настройка»). Курсы «1С: Документооборот» научат не только архивировать, но и настраивать процессы, искать файлы и управлять доступом, что сэкономит время в будущем.
